Privacybeleid

1.1Flowzy FZC, C1 Building B.C.1301232, Ajman Free Zone – C1 Area, Ajman, Verenigde Arabische Emiraten (handelslicentie 33853) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid beschreven worden. Contact voor alle privacyvragen: support@flowzy.ai.

1.2Flowzy FZC is gevestigd buiten de Europese Unie. Overeenkomstig artikel 27 AVG duiden we een vertegenwoordiger in de EU aan; de contactgegevens worden hier vermeld zodra de aanstelling rond is. Tot dan kan je ons voor alle privacyvragen bereiken via support@flowzy.ai.

Nog te bevestigen door juridisch adviseur: Aanstelling van een EU-vertegenwoordiger (artikel 27 AVG) te regelen en te bevestigen door een juridisch adviseur voor de lancering.

2.1We treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor accountgegevens: de gegevens van de ondernemingen die de Dienst gebruiken en van hun teamleden, facturatiegegevens, websitebezoeken, ondersteuning en beveiliging.

2.2We treden op als verwerker voor Klantinhoud: alles wat een klant en zijn digitale medewerkers in de Dienst verwerken, zoals gesprekken, instructies, bestanden, e-mails en de gegevens van de eigen klanten van de klant. Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en geldt onze Verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een van onze klanten en heb je een vraag over je gegevens, neem dan rechtstreeks contact op met die onderneming; verzoeken die wij ontvangen, sturen we door.

3.1Afhankelijk van hoe je onze website en de Dienst gebruikt, verwerken we de volgende categorieën:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer (indien geverifieerd voor de proefperiode), rol in het team, profielfoto.
• Ondernemingsgegevens: naam van de onderneming, adres, btw-nummer en ondernemingsnummer (KBO), facturatiegegevens.
• Facturatiegegevens: abonnement, facturen, betaalstatus en betaalgeschiedenis. Kaart- of bankgegevens worden verwerkt door Stripe; wij ontvangen enkel een referentie en bijvoorbeeld de laatste cijfers van de kaart.
• Gebruiksgegevens: tijdstippen van inloggen, instellingen, taal, creditverbruik, de digitale medewerkers die je in dienst nam en de taken die ze uitvoeren (metadata).
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, browser- en toestelinformatie, een toestel-ID en versleutelde hashwaarden (keyed hashes) van het e-mailadres, telefoonnummer, toestel en ondernemingsnummer om misbruik van de proefperiode te voorkomen, en logbestanden.
• Communicatie: e-mails met ons ondersteuningsteam, e-mailvoorkeuren en uitschrijvingen.
• Klantinhoud (als verwerker): gesprekken met je digitale medewerkers, instructies, bestanden, schermopnames gemaakt bij het aanleren van een taak, logins voor websites van derden die in de versleutelde kluis bewaard worden, en de persoonsgegevens van je klanten en contacten die daarin voorkomen.

4.1We verwerken accountgegevens enkel voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):

4.2We verwerken Klantinhoud uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

4.3We verkopen geen persoonsgegevens, we gebruiken ze niet voor reclame en we gebruiken Klantinhoud niet om AI-modellen te trainen. We nemen over jou geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend door een computer genomen worden (artikel 22 AVG).

5.1Gewiste gegevens kunnen in versleutelde back-ups blijven staan tot die back-ups vervallen. Omdat de encryptiesleutel van de onderneming bij het wissen vernietigd wordt, zijn die gegevens niet meer leesbaar. Wordt een back-up ooit teruggezet, dan wissen we de betrokken gegevens opnieuw.

Nog te bevestigen door juridisch adviseur: De bewaartermijnen voor hashwaarden tegen misbruik van de proefperiode, e-mails met de ondersteuning en boekhoudkundige stukken zijn voorstellen die nog bevestigd moeten worden door een juridisch adviseur en de boekhouder.

6.1We werken met de volgende dienstverleners. Ze verwerken persoonsgegevens enkel volgens onze instructies en op basis van een verwerkersovereenkomst.

6.2Leveranciers van taalmodellen ontvangen de inhoud die nodig is voor een stap van een taak (bijvoorbeeld de tekst van een e-mail die opgesteld moet worden) via hun zakelijke API. Volgens hun zakelijke voorwaarden gebruiken ze die gegevens niet om hun modellen te trainen en bewaren ze ze slechts beperkte tijd voor het opsporen van misbruik.

6.3Kies je ervoor om in te loggen met Google of Microsoft, of koppel je een mailbox of agenda, dan verwerken die leveranciers gegevens volgens hun eigen voorwaarden. We kunnen gegevens ook verstrekken wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6.4We kondigen wijzigingen aan deze lijst vooraf aan, zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

7.1We bewaren gegevens in de Europese Unie, in het datacenter van OVHcloud in Gravelines (Frankrijk).

7.2Sommige verwerkingen gebeuren buiten de Europese Economische Ruimte: door de leveranciers van taalmodellen Anthropic en OpenAI in de Verenigde Staten, door dienstverleners in de VS die voor ondersteuning toegang kunnen hebben tot gegevens, en door Flowzy FZC zelf, dat de Dienst beheert vanuit de Verenigde Arabische Emiraten. Voor die doorgiften steunen we op de standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie, waar van toepassing op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), en op bijkomende maatregelen zoals versleuteling tijdens transport en opslag en strikte toegangscontrole.

7.3Je kan een kopie van de betrokken waarborgen opvragen via support@flowzy.ai.

8.1We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleuteling tijdens transport (TLS) en bij opslag, met een eigen encryptiesleutel per onderneming;
• scheiding van klanten op databankniveau en een aparte, afgeschermde computer per digitale medewerker;
• logins voor websites van derden bewaard in een versleutelde kluis;
• toegang tot productiegegevens enkel voor bevoegd personeel, op need-to-knowbasis en met logging;
• regelmatige back-ups, geteste herstelprocedures en een korte bewaartermijn voor logs.

9.1Op grond van de AVG heb je het recht op inzage in je gegevens, op verbetering of wissing ervan, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid van je gegevens en om je toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.

9.2Veel van die rechten kan je rechtstreeks in de app uitoefenen (profiel, instellingen, export). Voor al het andere mail je naar support@flowzy.ai. We antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

9.3Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we je kunnen proberen te helpen.

10.1We gebruiken enkel cookies die nodig zijn voor de website en de Dienst: voor je inlogsessie, je taal, de beveiligde koppeling van andere diensten en het voorkomen van misbruik van de proefperiode. We gebruiken geen analytische, reclame- of trackingcookies. Zie het Cookiebeleid voor de details.

11.1Voor Klantinhoud geldt onze Verwerkersovereenkomst, die op deze website gepubliceerd is en deel uitmaakt van onze Algemene voorwaarden. Een ondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar via support@flowzy.ai.

12.1We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan toont de laatste versie. We brengen accounteigenaars vooraf per e-mail op de hoogte van wezenlijke wijzigingen.